合力天下文檔外發控制系統（HL-dataASCreator）V2020

在信息社會的今天，對外發送電子文檔已經成為我們日常工作和生活必不可少的方式，但是在很多場合，

我們經常會遇到這樣的難題：

如何防止對外發送的文檔被篡改、復制？

如何防止外發的文檔流傳到我們不想給的對象？

能否控制外發的文檔不能被打��？

能否控制外發的文檔允許打開的次數或使用時限？

針對以上文檔外發的困境，我司于2008年推出了文檔外發控制系統：合力天下文檔外發控制系統（HL-dataASCreator）。

合力天下文檔外發控制系統的應用特點：

1、 文檔發出去后，能得到完整的內容保護、密碼驗證，時間控制和權限控制，可以控制外發文檔的使用權限和自動銷毀時間。比如：只讀、禁止編輯、禁止另存、禁止轉發、禁止剪切/復制、禁止錄屏、禁止截屏、禁止打印、顯示公司版權水印文檔保護；同時可以綁定U盤，綁定計算機，限制只在第一次打開的計算機上使用，設置打開次數，設置打開密碼等操作。

2、 安裝、操作使用極為簡便，接收人員只需用鼠標雙擊文件既可閱讀；不需要安裝第三方插件或客戶端軟件。

3、 所有外發文檔都是密文外發，非明文加殼外發，文檔過期自動銷毀；如遇非法復制傳播文檔自動銷毀。

4、 合力天下文檔外發控制系統支持：office文檔，PDF、各種圖片，圖紙，視頻等各種文檔格式。

5、操作簡單，生成的外發文檔非EXE程序，可以單機生成；也可以通過外發申請流程經管理員審核后生成外發文檔。。

6、生成的外發文檔可以授權接受方編輯后重新發回，方便員工和客戶或協作方在權限控制內進行業務溝通。

合力天下文檔外發控制系統的專有技術優勢：
1、合力天下文檔外發控制系統 為密文+權限控制，不是常見的明文+權限控制文檔外發工具,也就是講打開外發文檔時操作系統緩存生成的TEMP文件也是加密的密文。其他廠家的文檔外發工具只是做了禁止打印、禁止截屏等權限控制，但是TEMP緩存文件是明文，把TEMP文件后綴名改下就是沒有任何限制的明文，也就失去了文檔保護的作用。

2、外發文檔自動銷毀時間既可以實現傳統的聯網時間驗證模式，也可以實現離線時間驗證模式；而且無需另外配置硬件時間鎖，外發文檔的自動銷毀時間以制作外發文檔的計算機日期為準，閱讀者私自調整打開文檔的計算機時間無效。

3、合力天下文檔外發控制系統 可以單機部署、局域網網絡C/S架構部署、或者互聯網B/S架構部署。

4、合力天下文檔外發控制系統可以和公司已有的ERP、OA、CRM、或者其他業務系統無縫集成，授權員工可以通過電腦、手機、或者其他網絡終端通過瀏覽器訪問并制作外發文檔。

5、可以與審批功能模塊聯合使用，對文件外發行為進行在線審批，審計。

HL-dataASCreator常見應用范圍：
各種公文、統計數據、機要文件、會議記要、軍事情報的文檔外發或下發；

研究報告、調查報告、設計方案、咨詢方案、講師講稿、會計報告、審計報告的文檔外發或下發；

董事會決議、通告、合同、招投標文件、客戶資料、價格表、技術白皮書等文檔外發或下發；

教育培訓課件，各種圖紙、裝修裝飾設計，PPT，PDF，OFFICE，圖片等文檔外發保護；

提供發放在網上服務器的各種下載資料被下載后的內容保護和使用時間控制。

合力天下文檔外發控制系統在企業實際業務應用中的成功案例

應用案例一：在代工生產模式中保護設計公司的圖紙安全　

困境與需求:

某家世界著名的運動品牌公司，他們負責新品的設計和市場營銷工作，而將生產外包給世界各地的制造企業代工，他們當時的數據安全狀態及需求是：

a、在自己公司內部有相對完善的安全保密措施，但是由于生產的需要，要將設計圖紙等文件外發給生產企業；

b、擔心生產企業不能很好保管設計資料，導致泄密；

c、擔心生產企業得到資料后，在此基礎上變更設計，侵犯自己的知識產權；

擁有類似需求的行業

與該企業類似，在重工行業、汽車制造行業、電子元器件設計行業、電視冰箱等家用電器設計領域、燈具及衛浴等涉及工業設計的行業、廣告設計行業、水利設計院、電力設計院、電信設計院等單位，因為企業之間需要分工協作，都會向協作方公開自己的產品圖紙、加工工藝等資料文件。怎樣才能防止對方非法使用、修改、擴散這些文件呢？

合力天下文檔外發控制系統的解決方案

1）改變以往直接將圖紙文件等發放給生產企業的文件外發方式，而代之以利用文件外發管理工具，將要外發的文件打成一個加密文件包；并在打包時指定：

 a. 生產企業中有權瀏覽外發文件的操作權限（只讀、禁止截屏、禁止打印、禁止另存、到期自動銷毀）。

 b.外發文件包的使用時間期限。

2）將外發加密文件包發給生產企業

3）生產企業瀏覽外發文件包中的文件。

并且，外發的加密文件包可以做到：

a.外發的文件資料包是高強度加密的

b. 外發的文件只能瀏覽；用戶無法通過打印、復制內容、文件另存、截屏、錄屏等操作獲取文件內容，也不能更改文件內容。

c. 可以控制外發文件的使用期限，例如生產企業合同工期3個月，就設定外發文件的使用期限為3個月，到期之后，文件就不能再瀏覽使用。

應用效果:

  用戶以往對重要圖紙的發放與控制，只能采用在合同中附加保密條款的方式，保密效果究竟如何是未知的，因為泄密的行為很難取證，甚至絕大多數泄密事件不會暴露出來。采用了合力天下文檔外發控制系統的解決方案之后，從技術上防住了外發文件的擴散，堵上了企業的安全漏洞，保護了用戶的知識產權。

 

應用案例二：咨詢行業知識產權保護

困擾：專業從事調查與咨詢的公司，主要產品是公司耗費大量人力財力進行訪談、調查、統計后總結出來的報告。顯然，公司并不希望每份報告只能銷售給一個客戶。但他們面臨的問題是：往往是一份報告在銷售給幾個客戶之后，便會很尷尬地發現，在“準客戶”的手里，甚至在互聯網上，已經能夠見到這份報告了。

解決方法：用合力天下文檔外發控制系統設置給每個客戶的報告，僅有該客戶能夠閱讀，即便他們將文檔發送給第三方，第三方也將無法打開該報告，能夠切實有效地防止調查報告流失，對咨詢產品的擴大銷售起到了很好的技術保障作用。

 

應用案例三：制造企業向外協單位發放圖紙

困擾：你是產品設計方，要把圖紙發給外協企業制造，可你又很擔心圖紙被篡改、流失、甚至被對方稍加改變就變成了別人的設計。和對方簽署保密協議嗎？由于發現、舉證困難，又有多大的約束力？ 

解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制發給外協企業的圖紙內容不被對方復制和篡改，控制圖紙能使用的時間，對方不能有意無意地擴散圖紙（因為圖紙是加密的并且可以指定授權使用人，非授權人即使拿到文件也打不開）給第三方，有效保護了制造企業的圖紙安全和知識產權。

 

應用案例四：參與投標，向甲方發放標書 

困擾：參與投標，標書中包含了設計方案，甚至為了表明已方的優勢，還包含了大量的技術內容�？捎謸�心甲方拿著你的標書，去找另一家公司合作。 

解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制標書中的技術資料不被甲方復制和篡改（比如對方沒法拿走你的設計資料去找別人），控制甲方只能看多長時間（比如1天，只讀、禁止截屏、禁止打印、禁止另存、到期自動銷毀，招標結束就無法打開了）。等你方中標后，再把設計資料給他，即使未中標，也不用擔心標書被傳播給競爭對手。

 

應用案例五：廣告公司、裝飾設計公司向意向客戶發放設計方案、效果圖

困擾：廣告、裝飾設計、咨詢公司等向意向客戶發放設計方案、效果圖等。而此時客戶還處于咨詢、選擇階段，沒有簽約。你擔心客戶拿著你的資料去找另一家公司合作。 

解決方法：合力天下文檔外發控制系統可以控制這些技術資料只能被意向客戶有限制地瀏覽，比如不能把文件提供給第三方利用、只能看多長時間（比如1天，只讀、禁止截屏、禁止打印、禁止另存、到期自動銷毀）等。等簽約后，你再把設計資料給他，這樣就能有效保護企業的創意及知識產權安全。